Top 5 tính năng của Doconut Viewer cho doanh nghiệp

Trong thế giới khắt khe của phần mềm doanh nghiệp, không phải tất cả các thành phần đều bình đẳng. Khi lựa chọn một trình xem tài liệu cho một tổ chức quy mô lớn, các yêu cầu vượt xa việc chỉ “mở một tệp”. Hiệu năng, bảo mật, khả năng mở rộng và tính linh hoạt trở thành những thuộc tính không thể thương lượng. Một giải pháp doanh nghiệp phải xử lý hàng ngàn người dùng đồng thời, hỗ trợ một loạt các định dạng tệp cả cũ và mới, và thực thi các giao thức bảo mật nghiêm ngặt — đồng thời mang lại trải nghiệm người dùng mượt mà như bơ.

Các yêu cầu của doanh nghiệp đối với việc xem tài liệu rất khắt khe, và Doconut đáp ứng những thách thức này trực tiếp. Là một thư viện trình xem tài liệu .NET hàng đầu, Doconut đã phát triển để trở thành lựa chọn ưu tiên của các công ty Fortune 500, cơ quan chính phủ và các tổ chức tài chính toàn cầu. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đi sâu vào 5 tính năng hàng đầu làm cho Doconut trở thành giải pháp cấp doanh nghiệp và tại sao chúng quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn.

1. Hỗ trợ Định dạng Toàn diện

Trong một doanh nghiệp lớn, tiêu chuẩn hoá là một huyền thoại. Bạn sẽ gặp các tài liệu Word từ phòng Nhân sự, bảng tính Excel từ bộ Pháp tài chính, bản thuyết trình PowerPoint từ bộ Bán hàng, bản vẽ CAD từ bộ Kỹ thuật, và hình ảnh TIF từ các bản quét lưu trữ. Mong đợi mỗi người dùng đều cài đặt ứng dụng gốc (Word, AutoCAD, Photoshop) để xem những tệp này là không thực tế và tốn kém vô cùng.

Doconut giải quyết vấn đề này bằng Hỗ trợ Định dạng Toàn diện. Nó hoạt động như một “Viên đá Rosetta” cho tài liệu, có khả năng render một thư viện khổng lồ các loại tệp thành định dạng web thống nhất.

Tại sao điều này quan trọng đối với Doanh nghiệp:

Giảm chi phí: Bạn giảm đáng kể chi phí giấy phép. Không cần mua giấy phép AutoCAD cho một quản lý dự án chỉ cần kiểm tra bản vẽ, hay giấy phép Microsoft Office cho một nhà thầu tạm thời. Doconut xử lý việc render ở trung tâm.
Giảm phiếu hỗ trợ: “I can't open this file” là một trong những phiếu hỗ trợ IT phổ biến nhất. Với Doconut, nếu trình duyệt hoạt động, tài liệu cũng hoạt động.
Tương thích với hệ thống cũ: Doanh nghiệp thường có kho lưu trữ các tệp ở các định dạng đã lỗi thời hoặc hiếm (ví dụ: các tệp Lotus Notes cũ, WordPerfect, hoặc các định dạng hình ảnh y tế chuyên biệt). Sự hỗ trợ định dạng rộng rãi của Doconut đảm bảo các kho lưu này vẫn có thể truy cập mà không cần duy trì phần cứng hoặc phần mềm legacy.

Doconut hỗ trợ:

Định dạng Office: DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX.
Hình ảnh: JPG, PNG, BMP, GIF, TIF, TIFF, PSD (Photoshop), DICOM (Medical).
CAD/Kỹ thuật: DWG, DXF, DGN.
Email: MSG, EML (với tệp đính kèm).
Khác: PDF, TXT, CSV, RTF, HTML, MHT.

2. Kết xuất Độ trung thực cao

“Rendering” không chỉ là việc chuyển đổi văn bản; nó còn là việc bảo tồn tính toàn vẹn của tài liệu gốc. Trong các bối cảnh pháp lý, tài chính hoặc y tế, một sự thay đổi nhỏ trong định dạng, một phông chữ thiếu, hoặc một hình ảnh mờ có thể gây thảm họa. Nếu số hiệu điều khoản trong hợp đồng bị cắt ngắn, hoặc chi tiết tinh vi trong bản vẽ kỹ thuật được render không chính xác, trình xem sẽ không thực hiện được mục đích của nó.

Doconut tự hào về Kết xuất Độ trung thực cao. Động cơ (engine) nỗ lực tối đa để đảm bảo những gì bạn thấy trong trình duyệt là hoàn toàn giống pixel với những gì bạn sẽ thấy trong ứng dụng tạo tài liệu gốc.

Lợi thế Kỹ thuật:

Xử lý phông chữ: Doconut xử lý các thay thế phông chữ phức tạp và việc nhúng. Nếu một tài liệu sử dụng phông chữ độc quyền không có trên máy khách, Doconut render nó trên máy chủ, đảm bảo bố cục không bị phá vỡ.
Đồ họa vector: Đối với các định dạng như PDF và CAD, Doconut giữ nguyên khả năng mở rộng vector. Điều này có nghĩa là người dùng có thể phóng to 400% hoặc 800% và các đường nét vẫn rõ ràng, sắc nét, không giống các bộ chuyển đổi dựa trên hình ảnh đơn giản sẽ biến bản vẽ thành một mớ bức ảnh mờ.
Độ chính xác màu sắc: Đối với các công ty marketing và thiết kế, các hồ sơ màu (CMYK vs. RGB) được tôn trọng, đảm bảo tài sản thương hiệu hiển thị chính xác trong quá trình xem xét.

3. Ghi chú & Hợp tác

Tài liệu hiếm khi tĩnh trong một doanh nghiệp; chúng là những đối tượng sống động trải qua các vòng xem xét, phê duyệt và sửa đổi. Việc gửi email kèm tệp đính kèm qua lại với hàng loạt “Xem bình luận của tôi màu đỏ” là cách cũ — không hiệu quả, gây nhầm lẫn và dễ gặp lỗi kiểm soát phiên bản.

Doconut biến trình xem thành một Không gian làm việc Hợp tác. Các công cụ chú thích tích hợp cho phép người dùng đánh dấu tài liệu trực tiếp trong giao diện trình duyệt.

4. Tìm kiếm & OCR (Nhận dạng ký tự quang học)

Thông tin trở nên vô ích nếu bạn không thể tìm thấy nó. Một phần đáng kể dữ liệu doanh nghiệp bị khóa trong “dữ liệu tối” — các PDF đã quét, hình ảnh fax, hoặc ảnh chụp tài liệu mà văn bản không thể chọn hoặc tìm kiếm.

Doconut tích hợp các Khả năng Tìm kiếm & OCR mạnh mẽ.

Tìm kiếm Văn bản: Đối với các tài liệu kỹ thuật số gốc (như DOCX sâu hoặc PDF dựa trên văn bản), việc tìm kiếm là tức thời. Doconut làm nổi bật tất cả các lần xuất hiện của một từ khóa, cho phép di chuyển giữa các kết quả ("Tiếp theo/Trước"), và thậm chí có thể hỗ trợ tìm kiếm regex hoặc fuzzy tùy theo cấu hình.
Mô-đun OCR: Đối với các hình ảnh đã quét, plugin OCR của Doconut có thể “đọc” hình ảnh, trích xuất văn bản và tạo một lớp văn bản ẩn trên hình ảnh. Điều này cho phép người dùng chọn, sao chép/dán và tìm kiếm văn bản trong một TIF hoặc JPEG đã quét như thể đó là một tài liệu Word thông thường.

Giá trị cho Doanh nghiệp:

Khám phá: Trong một quy trình khám phá kiện tụng quy mô lớn, khả năng tìm kiếm từ khóa qua 100.000 hoá đơn đã quét là vô giá.
Trích xuất Dữ liệu: OCR có thể được sử dụng để tự động nhập dữ liệu, trích xuất số hoá đơn, ngày tháng và tổng tiền từ biên lai đã quét trực tiếp vào hệ thống ERP.

5. Bảo mật cấp Doanh nghiệp và DRM

Có lẽ tính năng quan trọng nhất đối với doanh nghiệp là Bảo mật. Trong thời đại các vụ rò rỉ dữ liệu và tuân thủ GDPR/CCPA, chỉ hiển thị một tệp không đủ; bạn phải kiểm soát cách nó được hiển thị và ai nhìn thấy nó.

Doconut cung cấp một pháo đài các tính năng bảo mật được thiết kế để bảo vệ tài sản trí tuệ và dữ liệu nhạy cảm của bạn:

Render phía máy chủ: Như đã đề cập, tệp thô không bao giờ đến máy khách. Đây là bảo mật tối ưu. Người dùng không thể chỉ đơn giản kiểm tra lưu lượng mạng để tải xuống tệp gốc “Payroll.xlsx”; họ chỉ nhận được các khúc dữ liệu hình ảnh/HTML đại diện cho giao diện.
Quản lý bản quyền kỹ thuật số (DRM): Bạn có thể tắt in, tắt lựa chọn văn bản (sao chép/dán), và tắt tải xuống.
Đánh dấu bản quyền động: Đây là tính năng ưa thích để ngăn rò rỉ. Bạn có thể chèn văn bản động—ID người dùng, địa chỉ IP, thời gian, “CONFIDENTIAL”—đi chéo trên tài liệu khi render. Dấu watermark này được tích hợp vào giao diện. Nếu người dùng chụp ảnh màn hình bằng điện thoại và rò rỉ, watermark sẽ ngay lập tức xác định nguồn rò rỉ. Biện pháp ngăn ngừa tâm lý này rất hiệu quả.
Hết hạn liên kết: Khi tạo token truy cập tài liệu, bạn có thể đặt thời gian hết hạn ngắn (ví dụ: “Liên kết này có hiệu lực trong 5 phút”). Ngay cả khi liên kết được chia sẻ, nó sẽ trở nên vô dụng gần như lập tức.

Kết luận

Doconut không chỉ là một trình xem; nó là một thành phần hạ tầng toàn diện cho các hệ thống quản lý thông tin hiện đại. Bằng cách kết hợp hỗ trợ định dạng toàn diện, độ trung thực render vô song, công cụ hợp tác mạnh mẽ, tìm kiếm thông minh, và bảo mật vững chắc, Doconut giải quyết những thách thức nội dung phức tạp của doanh nghiệp.

Cho dù bạn đang xây dựng hệ thống quản lý tài liệu (DMS), công cụ quản lý vòng đời hợp đồng (CLM), hay phòng dữ liệu ảo bảo mật (VDR), Doconut cung cấp nền tảng bạn cần để đem lại trải nghiệm đẳng cấp thế giới cho người dùng của mình.